Politique de confidentialité

1. Portée de la politique

La présente politique explique comment Marsan & associés recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses activités, peu importe leur support.

Elle s’applique notamment aux renseignements transmis :

• sur notre site Web et dans nos formulaires en ligne;
• par courriel, téléphone, vidéoconférence, courrier ou en personne;
• par Facebook, Instagram, Messenger, TikTok ou toute autre plateforme sociale ou de messagerie;
• dans les documents nécessaires à l’analyse, à l’ouverture, à l’administration ou au traitement d’un dossier.

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, directement ou indirectement.

2. Renseignements que nous pouvons recueillir

Selon la nature de votre demande ou de votre dossier, nous pouvons recueillir :

• des renseignements d’identité et de contact, comme le nom, l’adresse, le courriel, le numéro de téléphone et la date de naissance;
• des renseignements administratifs liés à un dossier, notamment des numéros de dossier ou de réclamation, des décisions, des échéances, des formulaires et de la correspondance;
• des renseignements relatifs à l’emploi, à un accident, à une lésion, aux limitations fonctionnelles, aux prestations, aux assurances ou à la situation financière lorsque cela est nécessaire;
• des renseignements médicaux ou autrement sensibles nécessaires à l’analyse et au traitement du dossier;
• des renseignements de facturation et de paiement, lorsque requis;
• le contenu des échanges, pièces, photographies et autres documents que vous nous transmettez;
• des renseignements techniques liés à l’utilisation du site, comme l’adresse IP, le type d’appareil ou de navigateur et les témoins de connexion, lorsque ces technologies sont utilisées.

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires aux fins déterminées avant ou au moment de la collecte.

3. Sources et moyens de collecte

Nous recueillons généralement les renseignements directement auprès de vous. Avec votre consentement, ou lorsque la loi le permet, nous pouvons aussi les obtenir auprès d’un représentant autorisé, d’un organisme public, d’un assureur, d’un professionnel de la santé, d’un expert, d’un employeur ou d’une autre personne impliquée dans votre dossier.

Si vous nous transmettez des renseignements concernant une autre personne, vous devez être autorisé à le faire.

4. Fins d’utilisation

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels pour :

• répondre à une demande d’information ou de consultation;
• évaluer une situation et déterminer si nous pouvons offrir un accompagnement;
• ouvrir, constituer, administrer et archiver un dossier;
• fournir les services demandés et exécuter le mandat confié;
• préparer des démarches, suivis, contestations, représentations ou communications nécessaires au dossier;
• communiquer avec vous, fixer des rendez-vous et assurer le suivi du dossier;
• gérer la facturation, les paiements, la comptabilité et nos obligations administratives;
• protéger nos systèmes, prévenir la fraude et traiter un incident de confidentialité;
• respecter nos obligations légales, réglementaires et contractuelles;
• améliorer notre site et nos services à partir de renseignements agrégés ou non directement identifiants, lorsque possible.

Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à une autre fin incompatible sans obtenir un nouveau consentement, sauf lorsque la loi l’autorise.

5. Consentement

Lorsque le consentement est requis, nous le demandons de façon manifeste, libre, éclairée et pour des fins précises, en termes simples et clairs. Un consentement exprès est demandé lorsque la loi l’exige, notamment pour certains renseignements sensibles.

Vous pouvez retirer votre consentement en communiquant avec la responsable indiquée à la fin de cette politique. Le retrait peut toutefois limiter notre capacité à répondre à une demande, à poursuivre un mandat ou à offrir un service qui dépend de ces renseignements. Certaines données peuvent devoir être conservées malgré un retrait afin de respecter une obligation légale ou de protéger des droits.

6. Accès et communication à des tiers

Au sein de Marsan & associés, l’accès est limité aux membres du personnel et collaborateurs qui doivent traiter les renseignements dans l’exercice de leurs fonctions.

Lorsque cela est nécessaire au mandat, avec votre consentement ou lorsque la loi le permet, certains renseignements peuvent être communiqués :

• à des organismes, tribunaux administratifs, assureurs, professionnels de la santé, experts, représentants ou autres intervenants concernés par le dossier;
• à des fournisseurs qui soutiennent nos activités, notamment en matière d’hébergement infonuagique, de technologies, de communications, de gestion documentaire, de comptabilité ou de destruction confidentielle;
• à une autorité publique, un tribunal ou toute autre personne lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

Nous limitons la communication aux renseignements nécessaires et exigeons des mesures de confidentialité et de sécurité appropriées lorsque la situation le requiert.

7. Réseaux sociaux et plateformes externes

La présente politique s’applique aux renseignements que Marsan & associés reçoit et traite à la suite d’une interaction sur Facebook, Instagram, Messenger, TikTok ou une autre plateforme.

Ces plateformes exploitent toutefois leurs propres services et peuvent recueillir ou traiter des renseignements selon leurs politiques de confidentialité respectives. Nous vous recommandons de ne pas transmettre de renseignements médicaux, financiers ou autrement sensibles dans un commentaire public. Pour les documents confidentiels, utilisez plutôt le moyen de transmission sécurisé qui vous est indiqué.

8. Traitement ou communication hors du Québec

Certains fournisseurs technologiques ou plateformes peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant une communication hors Québec, nous prenons les mesures requises par la loi, ce qui peut inclure une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et des engagements contractuels visant à assurer une protection adéquate.

9. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures physiques, administratives et technologiques raisonnables en fonction de la sensibilité, de la quantité, de la finalité et du support des renseignements. Elles peuvent notamment comprendre :

• un accès limité selon les fonctions;
• des locaux, classeurs ou zones d’archives sécurisés;
• des mots de passe, contrôles d’accès, sauvegardes et mises à jour de sécurité;
• des obligations de confidentialité et des pratiques internes de gestion des renseignements;
• une destruction confidentielle des documents et supports.

Aucune mesure de sécurité n’élimine complètement tous les risques. Nous révisons nos pratiques et intervenons lorsqu’un risque ou un incident est porté à notre attention.

10. Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés seulement pendant la période nécessaire aux fins décrites dans cette politique, à l’exécution du mandat et au respect de nos obligations légales, réglementaires, fiscales, contractuelles ou de preuve.

Les dossiers papier sont conservés dans un espace d’archives sécurisé pendant la durée requise. À la fin du mandat et sous réserve des délais de conservation applicables, ils peuvent être remis ou détruits de façon confidentielle selon les modalités convenues. Les dossiers numériques peuvent être rendus inactifs à la fin du mandat; ils demeurent protégés pendant la période de conservation applicable, puis sont détruits de manière sécuritaire lorsque leur conservation n’est plus nécessaire.

11. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• le retrait d’un consentement;
• la cessation de diffusion, la désindexation ou la réindexation d’un renseignement, lorsque ce droit s’applique;
• la communication de certains renseignements informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque le droit à la portabilité s’applique;
• la cessation de l’utilisation de vos renseignements à des fins de prospection commerciale.

Une demande doit être faite par écrit à la responsable de la protection des renseignements personnels. Une preuve d’identité raisonnable peut être demandée. Nous répondons dans le délai prévu par la loi, généralement dans les 30 jours suivant la réception d’une demande suffisamment précise.

12. Incidents de confidentialité et plaintes

Lorsqu’un incident de confidentialité survient, nous prenons des mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice, éviter qu’un incident similaire se reproduise et effectuer les avis requis par la loi, s’il y a lieu.

Vous pouvez transmettre une question, une préoccupation ou une plainte à la responsable indiquée ci-dessous. Vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

13. Témoins de connexion et technologies similaires

Le site peut utiliser des témoins nécessaires à son fonctionnement ainsi que, lorsque ces fonctions sont activées, des témoins de mesure d’audience ou de marketing. Les témoins non essentiels sont gérés selon les choix offerts dans l’outil de consentement, lorsqu’il est présenté. Vous pouvez aussi limiter certains témoins dans les paramètres de votre navigateur, bien que certaines fonctions puissent alors être affectées.

14. Modifications à la politique

Nous pouvons modifier cette politique afin de refléter l’évolution de nos pratiques, de nos services ou des exigences légales. La date de mise à jour est indiquée au haut de la page. Toute modification importante sera portée à l’attention des personnes concernées par un moyen approprié.